Een jazz trio inhuren ? Hoe doe ik dat ? En wat moet ik weten voordat ik beslis ?

Jazz Trio Inhuren |  Leestijd 6 minutenJazz Trio Inhuren ? Stappenplan voor het inhuren en boeken van een jazz trio of duo

Als je van plan bent een jazz duo, trio of band met zangeres in te huren dan is dat geen dagelijkse bezigheid en dat brengt de nodige vragen met zich mee. Vragen die wij van onze klanten krijgen en waarmee we ze op weg helpen voordat ze de grote stap nemen. Want een jazz trio boeken doe je per slot van rekening niet elke dag.

Maar een jazz trio of band inhuren of boeken is op zich geen ingewikkeld proces maar er zijn wel een aantal basisvoorwaarden om tot een goede beslissing te komen. Laten we deze eens stap voor stap doornemen:

  1. Hoe kan ik het beste mijn budget bepalen ?
  2. Is het maken van een short list aan te bevelen ?
  3. Offertes opvragen ? Hoeveel ?
  4. Hoe offertes vergelijken: waar moet ik op letten ?
  5. De boeking rondmaken. Hoe werkt dat ?
  6. Moet Ik Een Bedrag Aanbetalen ?
  7. De voorbereiding en de puntjes op de i zetten. 

1.Jazz Trio Inhuren ?

Hoe Kan Ik Het Beste Mijn Budget Bepalen ?

Als je gaat Googelen op zoekwoorden zoals jazz duo boeken, jazz trio inhuren of jazz band boeken dan schrik je wellicht van het grote aantal bands dat je vindt. Variërend van een pianist tot en met een grote coverband met zangeressen, lichtshow en blazers. De kosten variëren van enige honderden euro’s tot een paar duizend euro.

Daarom is het goed je te orënteren op de diverse mogelijkheden en aanbieders en begin met het vaststellen wat je wilt betalen met een “vanaf” prijs

2. Is Het Maken Van Een Short List Aan te Bevelen ?

Terwijl je het web doorzoekt op de vele aanbieders loont het de moeite de sites van jazz duo’s of trio’s te bekijken die demo’s of een video van hun muziek hebben geplaatst. Op basis hiervan kun je een lijst aanleggen  van je favoriete trio. Evenementenbureau’s hebben per muzieksoort een diversiteit aan  bands onder contract dus dat vergemakkelijkt het zoeken. Er zijn ook bands die zelf hun management doen zonder tussenpersoon en daardoor vaak aantrekkelijk geprijsd zijn.

3. Hoeveel Offertes Kan Opvragen ?

Van je lijst met favorieten kun je de volgende stap zetten door offertes op te vragen. Het aanbevolen minimum is drie offertes om een beeld te krijgen. De meest belangrijke informatie die nodig is om een offerte te krijgen is:

  • Speeldatum om de beschikbaarheid te checken
  • Gewenste speeltijd van hoelaat – tot hoelaat
  • Speellokatie zoals restaurant, zaal of hotel
  • Stad of plaats en de provincie.
  • De gewenste bezetting (duo, trio, band enz).
  • Gage met vermelding van BTW in – of exclusief

Dit zijn de belangrijkste gegevens die nodig zijn. Maar heb je aanvullende wensen voor bijvoorbeeld een extra een saxofonist of zangeres bij een jazz trio of wensen ten aanzien van de kleding, vermeld deze ook en vraag naar de extra kosten.

4.Offertes Vergelijken: Waar Moet Ik Op Letten ?

Dit is het meest lastige onderdeel. Zorg er voor dat je wensen en voorkeuren duidelijk zijn vastgelegd en geprijsd door de aanbieder. Ten tweede is het belangrijk zeker te stellen dat je appels met appels vergelijkt. Dus als je een optreden vraagt van 3 x 45 minuten dat ook alle offertes op die speelduur zijn gebaseerd. Het verdient aanbeveling om de kosten op te vragen voor het spelen van extra sets. Is er iets niet duidelijk ? Aarzel niet om met de aanbieder contact op te nemen en uitleg te vragen.

Een extra punt van aandacht is de speellokatie. Afhankelijk van de bezetting die je inhuurt is het belangrijk te weten of er voldoende ruimte in m2 is voor het opstellen van instrumenten en apparatuur en of er voldoende goed bereikbare stroompunten / capaciteit aanwezig zijn voor instrumenten, versterkers en licht.

5.De boeking maken. Hoe Werkt Dat ?

Als je tenslotte een keus hebt gemaakt is het tijd om de formele boeking te doen. Bij alle bands kan dit via mail of direct online op de website. Belangrijk is om de basis condities zoals gevraagd in de offerte duidelijk te vermelden zodat 100% duidelijk is wat je boekt..

De manier waarop de afspraken worden vastgelegd kunnen verschillen. Grote evenementenbureau’s stellen een formeel contract op met daaraan gekoppeld de algemene voorwaarden. Die laatste moeten goed worden doorgenomen omdat daarin zaken worden behandeld als verzekering, verantwoordelijkheden, cancelling van optredens en de voorwaarden daarvoor.

6.Moet Ik Een Bedrag Aanbetalen ?

Vaak wordt een aanbetaling gevraagd die wettelijk niet verplicht is. Immers een formele opdracht is bij wet voldoende en er is een week bedenktijd. Ga bij een aanbetaling uit van 10 tot 15%.

Als je zaken doet met musici die zelf het management doen zonder tussenpersoon kunnen afspraken per mail worden afgehandeld. Voor het factureren van de gage hebben deze musici een bedrijf ingeschakeld dat gespecialiseerd is in het factureren voor musici en artiesten en de wettelijke afdrachten zoals BTW en premies regelen.

Belangrijk is dat er altijd een bevestiging van de boeking komt met daarin alle afspraken en voorwaarden.

7.De voorbereiding.

Het is altijd nuttig om een paar weken voor het evenement nog contact te zoeken met bureau of musici. De meeste bureau’s zullen, afhankelijk van de afspraken, een factuur sturen voor het restant van de gage. Ook kunnen er nog vragen zijn en aarzel niet om dit met bureau of musici te bespreken.

Check ook of een aanbieder een zogenaamde Frequently Asked Questions pagina op de site heeft waarin de meest gestelde vragen aan bod komen.

Meer Weten ?

  • Meer informatie over het Jazz Trio of Jazz Duo ? Ga dan naar onze Homepage
  •     Wilt u als jazzliefhebber actuele informatie over jazzmuziek, fotografie, boeken, recensies en concerten ? Ga dan naar Bob’s Jazz Blog 
Cat. Jazz Trio Inhuren